Mitgliederinfo: Digitaler Arbeitsvertrag ab 2025

Liebe Mitglieder,

zum 1. Januar 2025 tritt eine wichtige gesetzliche Neuerung in Kraft: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wird in Deutschland erstmals der digitale Abschluss von Arbeitsverträgen ermöglicht. Damit wird ein bedeutender Schritt zur Modernisierung und Digitalisierung des Arbeitsrechts vollzogen.

Was ändert sich?

Arbeitsverträge in Textform (§ 126b BGB)

Ab dem neuen Jahr können unbefristete Arbeitsverträge auch in digitaler Textform abgeschlossen werden – eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Eine eindeutige Identifizierung des Erklärenden (z. B. durch offizielle E-Mail-Adresse oder digitale Signatur) genügt. Auch per E-Mail geschlossene Verträge sind somit rechtsgültig.

Weniger Papier, mehr Flexibilität

Digitale Arbeitsverträge reduzieren den Verwaltungsaufwand, erleichtern die Archivierung und schonen Ressourcen. Unternehmen profitieren von schnelleren Abläufen und besserer Nachvollziehbarkeit – insbesondere bei Änderungen bestehender Verträge (z. B. Gehalt, Arbeitsort).

Rechtlicher Rahmen

• Unbefristete Verträge: Abschluss in einfacher elektronischer Form zulässig.
• Befristete Verträge: Weiterhin Schriftform erforderlich – nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) rechtswirksam.
• Nachweisgesetz: Vertragsbedingungen dürfen digital übermittelt werden; sie müssen dauerhaft speicher- und ausdruckbar sein. Ein Nachweis über Zugang ist erforderlich.

Ausnahmen & Einschränkungen

Bitte beachten Sie: Für bestimmte Vorgänge ist weiterhin die Schriftform vorgeschrieben, z. B.:

• Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Tarifvertraglich geregelte Vorgänge mit besonderen Formanforderungen
• Notariell zu beurkundende Verträge
• Wettbewerbsverbote
• Befristete Arbeitsverträge (nur mit QES möglich)
• Bestimmte Branchen (z. B. Bau, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung) sind ausgeschlossen

Datenschutz ernst nehmen!

Bei digitalen Arbeitsverträgen ist besondere Sorgfalt im Datenschutz geboten. Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten muss DSGVO-konform erfolgen – andernfalls drohen empfindliche Bußgelder und Reputationsrisiken. Verwenden Sie ausschließlich zertifizierte, datenschutzkonforme Software und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden durch Schulungen.

Empfehlungen für die Praxis

• Setzen Sie auf sichere Softwarelösungen mit ISO-Zertifizierung
• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit digitalen Verträgen
• Informieren Sie auch Ihre Arbeitnehmer über ihre Rechte und Pflichten
• Prüfen Sie bestehende Prozesse und passen Sie diese ggf. an

Fazit

Die Einführung des digitalen Arbeitsvertrags eröffnet neue Chancen für eine moderne, effiziente und ressourcenschonende Vertragsgestaltung. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, können deutliche Vorteile realisieren – sowohl organisatorisch als auch rechtlich.

Für Rückfragen oder Hinweise steht Ihnen die Bundesgeschäftsstelle des DSV e.V. sehr gerne zur Verfügung.